NPO 社員総会をオンライン開催するには

2020-03-112020-05-28

オンライン社員総会を検討した経緯

2020年3月現在、新型コロナウィルス感染症の拡大に伴い、行政からの大規模イベント中止・延期・規模縮小の要請や集会施設の休館、参加者の安全確保の観点などから総会を開催しずらい状況があります。 内閣府 NPOホームページ 新型コロナウイルス感染拡大に係るＮＰＯ法Ｑ＆Ａ　のページではNPOの社員総会の開催に関する質問に下記のように回答があり、開催方法によってはオンラインでの社員総会も認められるようです。 そこでZoomを使って社員総会を開催するとしら、検討が必要になることや想定される手順を考えて、まとめてみました。 オンラインでの社員総会を検討されるときに参考にしてください。 社員総会だけでなく、公式な会議にも応用できると思います。

ＮＰＯ法人は、毎年１回必ず社員総会を開催することが義務づけられていますので、社員総会の開催を省略することはできません。

この法律では「社員総会の決議の省略」（法第14条の９）を定めており、書面と電磁的記録による社員総会の開催や「持ち回り決議」も制度上可能とされています。

また、社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。

（出典：「解説特定非営利活動法人制度（平成25年５月）」P51～52）

上記を御参考にしていただき、社員総会について、柔軟な方法による開催を御検討ください。 内閣府　 NPOホームページ 　新型コロナウイルス感染拡大に係るＮＰＯ法Ｑ＆Ａ　

https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa

Zoomとは？オンライン会議・チャットのサービス

「Zoom」はパソコンやスマホからオンラインでビデオ会議が出来るサービスです。

複数の参加者と同時にビデオ通話でオンラインミーティングが出来ます。インターネットに接続できる環境で、Webカメラ・マイクのついたパソコン（別付けでも可）やスマホから利用できます。

https://www.zoom.us/

Zoomをおすすめする理由

・無料でオンラインミーティングの開催が可能。（主催にはアカウント登録必要）
・アカウント登録不要で、オンラインミーティングに参加できるので参加者にとってハードルが低い。
・通信量が少なく通話が安定している。
・ビデオ通話のほか、オンラインミーティングに必要な様々な機能を備えている。
（参加登録、パスワード、チャット、画面共有、ホワイトボード、会議の録画など）

本ページでも操作手順は説明しますが、Zoomの操作手順について詳しく知りたい方には、ZoomアカデミージャパンのZoomパーフェクトマニュアルのページもおすすめです。 こちらのマニュアルでは、スマホとパソコン画面それぞれの操作手順があります。

「Zoomパーフェクトマニュアル」　
https://zoomy.info/zoom_perfect_manual/

オンラインでの社員総会を開催するにあたっての検討事項

定款での社員総会に関する規定の確認と団体の状況

オンラインでの社員総会であっても、NPO法や定款で定めた規定に反してはなりません。 総会の成立に必要な定数が確保できるか、総会の招集の期限、招集の方法や委任の方法など定款に反しない方法で、計画する必要があります。

まだオンライン開催について詳しく定義している団体は少ないと思いますが、例えば、メール等で招集や委任をする場合には、「電磁的方法」の記載が必要です。もし、「電磁的方法」を記載していなかったらオンライン会議でもはがきで案内を送付ということになるかもしれません。

また、規定上はオンライン開催に障害がなくても、現実的に社員総会の参加対象者がオンラインに対応できそうか、どのような準備が必要か、それにはどれだけ準備と期間が必要かを検討しておく必要があります。

主催者の環境

Zoomのアカウントを取得する必要があります。（アカウント開設は無料） Zoomアカウントは　https://www.zoom.us/ の「サインアップは無料です」のリンクから作成してください。

1回の参加人数が100人まで40分以内のミーティングなら無料プランで開催できます。

40分以上のミーティングには有料プランが必要です。
100人以上のミーティングの場合は、有料プランを契約の上、参加人数を追加購入で増やしたり、上位のプランを選択する必要があります。
（詳しくは Zoom 料金プランのページ https://www.zoom.us/pricing へ）

その他、社員総会の運営を共同ホストという機能を使って、他のメンバーにサポートしてもらう場合、有料プランを契約する必要があります。（詳細：運営の分担と共同ホスト）

参加者の環境と開催方式

一般の参加者はZoomのアカウントは必要ありません。 参加者全員がそれぞれパソコンまたはスマホを持ち、インターネットに接続できる環境を持っているのが理想ですが、小規模グループ単位でZoomミーティングに参加してもらう方法も考えられます。開催方式によって出欠の取り方が変わってきます。

Zoomミーティングの事前テスト

当日に大部分が初めてZoomミーティングに参加することになると混乱が予想されます。 事前に一度接続方法を試してもらうよう参加手順のテストを実施したり、Zoomの利用方法などを配布しておくとスムーズです。 そうした周知の時間も準備期間として見込んでおきましょう。 主催者側も大勢のミーティングをコントロールするには、操作の習熟はもちろん、内容が参加者にきちんと伝わり、参加者も必要に応じて参加できるよう工夫が必要で、主催者側もスムーズに対応できるようリハーサルなども必要です。

NPO総会の業務をZoomミーティングに置き換えたら

社員総会をZoomミーティングに置き換えた場合に発生する業務、一同に会しての総会と同様のを満たすためにどのように機能な機能を使うか概要をまとめました。 一つ一つの操作方法については詳細の後のリンクで説明をします。

理事会で社員総会での議決事項・日時を決定。当日の役割分担をする。（主催者）

この部分は基本は通常開催と同じです。 通常の開催では会場を決める必要がありますが、Zoomの場合は会場は基本必要ありません。 ただし、参加者や主催者個人のネット環境によって、Zoomに参加できる環境のある会場を手配するケースも考えられます。 また、参加者の人数にもよりますが、当日の運営には、議事進行・発表を行う人のほか、参加者のフォロー、録音やチャットで進行を伝えるなど役割分担が必要になります。（詳細：運営の分担と共同ホスト）

社員総会開催の案内を送付（主催者）

開催案内を送付するにあたって、Zoomでのミーティング設定が必要になります。（詳細：Zoomミーティングの設定方法）

通常開催案内を送付する際は、開催日時・会場のほか、議案、出欠欄、委任状、または書面表決の欄を設けた返信用はがきを送付することが一般的です。 Zoomではミーティング設定で、参加登録という機能があり、参加者の氏名やメールアドレス、その他カスタム質問を設定することができます。この機能を使って、事前の出欠確認や委任を行います。（詳細：Zoom参加登録機能の使い方）

ミーティング設定を行い、参加者に案内を送付します。ここでZoom参加登録URL、事前に参加登録のお願いと回答期限を記載します。案内送付の方法は、メールやSNSのメッセージで送付します。（詳細：社員総会開催案内の例の例）

開催案内を受け取ったら（参加者）

開催案内のZoom参加登録URLをクリックして表示される参加登録のフォームで必要事項を入力します。 参加登録後、Zoomミーティングの参加用URLがメールで届きます。当日はこのURLから参加をします。（詳細：ミーティング招待から参加登録をする方法）

事前の出欠・委任の確認（主催者）

参加登録の期限が来たら、主催者は参加者の人数や委任状を確認し、社員総会開催の必要人数を満たせるか確認します。 （詳細：参加登録の確認方法）

当日の参加受付と社員総会の開始（主催者）

Zoomミーティングへの参加状況を確認し、社員総会を確認します。（詳細：参加状況の確認方法） 社員総会の開始については、参加者に向けてスタートを宣言し、録画を開始します。 参加者に向けて、発言や承認などの参加ルールも最初に説明しておくとよいでしょう。 主催者は、ビデオ通話や画面共有を使って議事を進めたり、チャットを使ってホワイトボードで内容を伝えたり、参加者側の雑音が入るときはミュートにするなど参加者のコントロールもしながら、Zoomミーティングを運営します。 （詳細：主催者側で行うZoom操作）

当日の社員総会参加（参加者）

開催時間になったら各自Zoomミーティングの参加用URLから社員総会に参加します。 各自の参加用URLから参加することで主催者側で出欠をとることが出来ます。 Zoomにはマイクから発言したり、チャットを使って発言したり、手を挙げるといった機能があります。 （詳細：ミーティング参加と参加者のZoom操作）

議決と終了

議題について、採決を行います。 賛成数の確認方法について、一般的に拍手・挙手・起立のいずれかで確認しますが、拍手で明らかに賛成が大多数であれば細かく数を数えずに賛成多数により可決としているケースが多いようです。

Zoomミーティングでは、同じ空間にいませんので拍手で決めるのは難しいと思います。
そこでどんな方法で採決が出来るか考えてみました。

目視で確認できる範囲なら参加者の手間が少ない「手を挙げる」機能を使うのがよいと思います。手を上げる機能については、こちらのページで説明します。（詳細：挙手の上げ方　挙手の確認方法）

議事録の署名人を指定し、承認を得て、議題が全て終了した旨を告げて閉会となります。（詳細：Zoomミーティングの終了方法）

社員総会終了後、議事録作成など

社員総会終了後、チャットのログやミーティング録画を確認し、議事録を作成します。 （詳細：Zoomの録画、チャットログのダウンロード方法）

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運営の分担と共同ホスト

オンラインミーティングを開催して、主催者が一人ですべての進行を行うのは困難です。

通常の会議やセミナーなどでも、話をする人はそれに集中していますので、板書をしたり、スライドの操作をしたり、司会・ファシリテーション、資料や回答用紙の配布、参加者のフォローなどは、何人かで分担していると思います。オンラインのミーティングでもスムーズな進行には同じようなタスクが発生しますので、運営側で分担して進めていくことが必要です。

Zoomミーティングでは以下のようなタスクが発生しますので、分担して進められるようにしておくとよいです。
・ミーティングを録画する。（バックアップとして）
・字幕やチャットで、内容の補足や参加者へのお願い、共有事項をアナウンスをする
・参加者のマイク、ビデオの管理（音声や動画が邪魔になるときにオフにする）
・資料の配布
・プレゼンテーション画面の操作
・個別に質問に答えたり、必要に応じてチャットでフォローする
・参加者の状況のチェック（出欠状況、採決時の賛成の人数、手を上げたりリアクションしている人など）
・ホワイトボードでの板書
など

共同ホストが必要な理由

上記のようなタスクを分担するときに、一般の参加者と同じ権限ではできない操作があります。ホストと同等の権限を与えて、分担できるようにするのが共同ホストです。

共同ホストの権限を持つことで出来るようになることは。
・参加者の音声をミュートにする。
・参加者のビデオを停止する。
・ミーティングを録画する。
です。

ミーティングを開催した人以外で、Zoomミーティングの操作を許可する 共同ホストの機能を使う場合、主催者も共同ホストになる人も有料アカウントを持っている必要があります。 

共同ホストの設定

まず、共同ホストを有効にしておく必要があります。ここではアカウント単位で有効にする手順を説明します。

マイアカウントに入り、個人の設定のミーティングにて（基本）の中にある「共同ホスト」を有効にしておきます。

次にミーティングの参加者の中で共同ホストに指定したい参加者にマウスを合わせます。詳細ボタンをプルダウンして「共同ホストに指定」を選択します。

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Zoomミーティングの設定方法

Zoomアカウントにログインし、右上のマイアカウントをクリックして開いたページにて、左メニューのミーティングを選択。 「新しいミーティングをスケジュールする」というボタンからミーティングを設定します。 ※上部にも「ミーティングを開催する」というメニューがありますが、スケジュールするのほうが詳しい設定が出来るのでこちらを使います。

ミーティングの設定画面です。（この下にも設定項目があります）

続いて残りの項目を設定して、末尾の「保存」ボタンを押下するとミーティングの設定は完了です。

ミーティングの設定が完了しました。※参加者の登録設定の詳細は次の章で説明します。

この他にミーティングの基本設定があり、そこで手を上げる、賛成などの「非言語的なフィードバック」機能、参加者に画面共有を許可するなどの細かい設定が出来ます。（ここで設定した内容は設定した時からミーティングに反映されます） マイアカウントを開き、左の個人の設定を開き、右の画面の「ミーティングにて（基本）」項目を一つずつ確認して、自分の必要な個所にチェックを入れます。

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Zoom参加登録機能の使い方

ミーティングをスケジュールするの設定で「登録」にチェックを入れた場合に使用できます。 この登録を有効にした場合、参加者が招待のURLをクリックすると参加登録の画面が表示され、氏名やメールアドレスのほか主催者が設定した設問に答えるようになっています。設問に回答すると参加用のURLが参加者のメールアドレスに送付されます。 ここでは参加登録の設問や送信されるメール文面設定について説明します。 まず、マイアカウントのミーティングから設定したミーティングのタイトルをクリックして設定画面を開きます。

設定画面の最下部に登録という項目がありますので左の「編集」ボタンで開くと、登録機能に関する設定画面が開きます。

まず、最初の「登録」タブで、承認を自動承認か手動承認か選択します。招待URLをオープンに公開していて誰が参加してくるかわからないので事前に主催者側でチェックしてから承認したいという場合は手動承認がよいと思いますが、基本的に自動承認でよいと思います。

次に「質問」タブを開き、用意されている設問項目の中から使用するものを選択します。右のチェックが質問に入れる、右のチェックが必須項目にするという選択です。 デフォルトで「姓」にはチェックが入っていますがこのままで構いません。 ここでチェックを入れなくても「姓」「名」と「メールアドレス」は自動的に質問項目に入ります。同姓同名の方がいそうな場合は、住所など団体名簿と照合できそうな項目にチェックを入れておくとよいと思います。

次に「カスタムの質問」タブでオリジナルの質問項目を登録します。新しい質問をクリックして質問を作成します。

設問の種類は、「短い回答」（テキストでの自由回答）か「単一回答」（設問に対して選択項目を作成）のどちらかです。 下記は、単一回答で、質問を作成した例です。必須項目とするか、質問の内容、回答となる選択肢を記入したら「Create」ボタンで質問を保存します。

質問を作成し終えたら、「全てを保存」ボタンで登録の設定を完了します。 このカスタムの質問を使って、出欠や委任の回答が出来るようにしておくと、返信用はがきでの回答と同様の情報を得ることが出来ます。

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社員総会開催案内の例の例

メール等で通常の開催案内と同様の内容に加えて、Zoomの招待URLと参加登録のお願いなどを記載して送付します。

ミーティング招待から参加登録をする方法

参加登録のURLを開くと下記のような画面が表示されます。（質問項目は設定した内容による） 質問に回答し、「登録」ボタンで回答を送信してください。

参加登録が完了すると参加用のURLが表示され、メールで同様の内容が送信されます。（主催者が手動承認する設定の場合は承認後）

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参加登録の確認方法

主催者側で参加登録の状況を確認します。 マイアカウントを開き、左のメニューからアカウント管理の中のレポートを開きます。 右側の画面に表示される使用状況レポートの「ミーティング」を選択します。

ミーティングレポートにて、参加登録のレポートを作成したいミーティングにチェックを入れ、右の「作成」ボタンをクリックします。

レポートが作成できると、レポートキューにダウンロードのリンクが出来ます。ここから参加登録のレポートがCSVファイルでダウンロードでき、参加登録をした人の質問の回答も確認できます。

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参加状況の確認方法

Zoomミーティングの開催時間にどれだけの参加者がいるか、参加状況を確認する手順です。 Zoomミーティングの画面下部の表示される「参加者の管理」をクリックすると右の画面に現在ミーティングに参加している参加者が表示されます。

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主催者側で行うZoom操作

主催者側（共同ホスト含む）で行う作業について、下記の３つの分類で説明していきます。

・基本的なミーティング設定以外にチャットログ保存やミーティングの録画などの事前設定
・ミーティング進行に関する操作
・参加者のフォローに関する操作

基本的なミーティング設定以外にチャットログ保存やミーティングの録画などの事前設定

チャットログの自動保存も設定しておくと便利です。 チャットの自動保存は、ミーティングを開始する前にマイアカウントのページの設定を開き、右側の画面で「ミーティングにて（基本）」をクリックします。

チャットの自動保存というメニューの横のボタンをオン（青）にします。 オンにした時点で設定が有効になります。設定の保存などはありません。

ミーティング進行に関する操作

ビデオ通話で、参加者に向けて話をするだけでなく、同じ会場にいない分、参加者がついてこれるように工夫をしながら進めていきます。
例えば、このような形でZoomの機能を使ってみてはいかがでしょうか。

・「ファイル送信」機能を使って、資料の配布。
・プログラムやプレゼンテーションを「画面共有」で見せる
・ミーティングのルールを説明した後、「チャット」で共有
・進行状況や要点など、音声を「字幕」で補足する。
・「ホワイトボード」で意見のとりまとめ

総会で必要になることはあまりないと思うので、ここでは割愛しますが、少人数のグループに分けてディスカッションが出来るブレークアウトルームという機能や相手のPCを代わりに操作するような機能もあります。

では、操作方法について画面で説明します。

「ファイル送信」機能を使って、資料の配布。

画面下部の「チャット」アイコンをクリックし、右側にグループチャットの画面を表示します。

チャットの入力欄付近の「ファイル」をクリックすると、ファイルの参照先の候補が出てきますので、コンピュータなど送付するファイルの保存場所を選択し、送信します。

プログラムやプレゼンテーションを「画面共有」で見せる

画面下部の「画面共有」をクリックして、自分のパソコンまたはスマホ上の画面を参加者に共有します。

画面の緑の枠が共有されているテキストファイルです。画面上部に画面共有のメニューがあります。元のビデオ画面に戻る場合は、「■共有の停止」ボタンで戻ります。共有しているファイルそのものを編集せずにコメントなどを書き込んで共有したい場合は、上部に「コメントをつける」というアイコンを使います。

ブラウザ画面を指定して共有した場合は、同じウィンドウの中にある別タブのページもそのままタブを切り替えるだけで共有できます。
メールや個人的な内容を開いているときは気をつけましょう。

ミーティングのルールを説明した後、「チャット」で共有

画面下部の「チャット」ボタンを押すと、右側にグループチャットの画面が表示されます。メッセージの入力欄に内容を書き込み、Enterで送信します。送信先は「全員」かグループ、参加者個人が選択できます。ただし、一般の参加者の場合はホスト側でプライベートチャットを禁止の設定にしている場合、ホスト以外にメッセージは送れません。

進行状況や要点など、音声を「字幕」で補足する。

チャットでも参加者にテキストで補足できますが、主催者のビデオ画面を見ているとチャットまで常にチェックしていない可能性があります。この「字幕」という機能では、スピーカービューに（誰が入力しても）補足のテキストを表示させることが出来るので、参加者の注意を引くのに適しています。

字幕を使用する場合には事前に「字幕」を許可する設定が必要です。
マイアカウントの個人　＞　設定　＞　ミーティングの画面で、字幕機能をオンにします。

そうすると、画面下部に字幕というアイコンがあるので、クリックすると入力する人の割当という選択画面が表示されますので、自分が入力する場合は「私が入力」を選択します。

入力欄が表示されるのでテキストで入力します。

終了するときは、右上の×で閉じます。

高度な使い方ですが、UDトークを利用して音声をZoomの字幕として流すという使い方も出来るそうです。聴覚障害の方とも同じツールで、オンラインミーティングが出来るということですね。

「UDトーク コミュニケーション支援・会話の見える化アプリ Shamrock Records株式会社
【トピック】ZOOMの画面共有とUDトークのシアターモード」参照

【トピック】ZOOMの画面共有とUDトークのシアターモード

「ホワイトボード」で意見のとりまとめ

ホワイトボードは画面共有のアイコンから開始できます。ホワイトボードを選択し、共有をします。

ホワイトボードを開くとこのような画面です。テキスト入力やフリーハンドでの描画、スタンプなどが使用できます。このホワイドボードの画面を保存することもできます。共有の停止で終了できます。

参加者のフォローに関する操作

音声をミュートにする

雑音が入りすぎてしまったり、スピーカーに集中してもらいたいときなど参加者のマイクを止めたほうがよいことがあります。
参加者の横のマイクのアイコンにマウスを合わせるとマイクが有効になっているときは「ミュート」というボタンが表示されます。この「ミュート」ボタンを押すと参加者のマイクをミュートに出来ます。

個別にチャットでメッセージを送ってフォローする

チャットの画面で、送信先でやりとりしたい参加者を指定すると個別にチャットのやりとりができます。（ホスト側のみ、参加者側はプライベートチャットが有効になっていないと参加者同士でチャットでやりとりできない）

手をあげたままの参加者の手をおろす

Zoomの「手を上げる」でリアクションをした場合、「手をおろす」操作をしないと、そのまま手を上げた状態が残ります。
参加者が操作できなかったり、忘れているような場合に、ホストのほうで代わりに「手をおろす」操作が出来ます。

手をあげたままの参加者にマウスと合わせると「手をおろす」というボタンが表示されますので、ここから「手をおろす」ことが出来ます。

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ミーティング参加と参加者のZoom操作

＜ミーティング参加の手順＞

メールで届いたZoomミーティングの参加URLをクリックすると下記のような画面が開きます。（パソコンの場合） 自動的にZoomのアプリがダウンロードされ、Zoomが起動します。 アプリではなく、ブラウザから参加したい場合は画面の「ブラウザから参加」のリンクをクリックしてください。

Zoomアプリが起動したら「コンピュータオーディオで参加」を選択します。 ミーティングに参加すると下記のような画面が表示されます。 最初は右側のスペースは表示されていません。 画面下部の「参加者」や「チャット」のアイコンをクリックすると表示されます。

画面表示には「スピーカービュー」と「ギャラリービュー」があります。
スピーカービューは主催者側をメインに表示する画面で、ギャラリービューは参加者全体が表示されます。
画面に「スピーカービュー」と表示されているときはギャラリービューですのでご注意ください。

＜参加者側で出来ること＞

・ホストや他の参加者と同時にビデオ通話。
・参加者に向けて自分のPC、スマホ画面をシェア
・チャットでメッセージを送信
・Zoomのアイコンで手を上げる、拍手、賛成などのリアクションをする　など

ただし、主催者側でコントロールできる部分があり、主催者側で許可していないため利用できないこともあります。
例えば、参加者全員がマイクをオンにしていると雑音が入って発言が聞こえない場合、参加者（聴衆側）のマイクをミュートにするケースなどがあります。（最初に主催者にどのような操作が許可されている聞いてみるといいと思います）

操作は主に画面下部のアイコンを使います。

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挙手の上げ方

Zoom上で参加者が議案承認のために手を上げる、または発言をするため手をあげることが出来ます。

画面下部の「参加者」アイコンをクリックすると右側の画面が表示され、下に手のアイコンが表示されます。
これが「手をあげる」ボタンで、ここをクリックすると、参加者一覧の自分の欄に手のアイコンが表示され、ホストや他の参加者から手を上げていることが認識できるようになります。

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挙手の確認方法

参加者が「手を上げている」状態か、これは参加者の一覧を見て目視で確認するしかありません。
データでリストを取得したり、集計して人数を出すような機能はありません。

下部のメニューで「参加者の管理」を選択すると画面右側に参加者の一覧が表示されます。

見ずらいのですが、参加者の横に手をあげているアイコンが表示されます。（参加者本人またはホストが手をおろすの操作をするまで上がったままになります）

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Zoomミーティングの終了方法

「画面下部のミーティングの終了」をクリックします。 次に表示されるポップアップで、「全員に対してミーティングを終了」を選択します。 これで他の参加者に対してもミーティングの終了が通知され、Zoomミーティングの画面が終了します。

Zoomの録画、チャットログのダウンロード方法

ミーティングを録画していた場合は録画の動画ファイルが、クラウドまたはパソコン内に保存されています。 チャットのログもマイアカウント画面の個人の設定でチャットの自動保存にチェックを入れていた場合は、テキストファイルがダウンロードできます。 マイアカウントから左の個人のメニューの記録をクリックすると、右側に保存されたクラウド上に保存されたミーティングのリストが表示されます。 対象のミーティングトピックをクリックして開きます。

ダウンロードファイルをクリックすると、動画もチャットのファイルもまとめて複数ファイルがダウンロードできます。